11.1.1 传递所需要的数据和文件是买方与卖方的共同责任。除非另有规定，下列清单和表格应该用于询价、订单和合同的数据传递。买方向卖方提供的表格可以和本节规定不同，然而，替代的数据表至少要包括附录C 和附录E 中指定的所有信息。
11.1.2 订单和合同中的其他或附加文档要求应该在用户的询价书中指定。
11.1.3 密封制造商所须提交的资料中最少应该包括机械密封数据要求表(附录E)中的信息，并送交到询价书或合同上注明的地址。
11.1.4 系列1 和系列2 密封需要在订单、合同封面和机械密封数据表上注明以下信息。系列3 密封应在信函封面、机械密封数据表、布置方式图、安装操作和维修说明书上注明以下信息：
- a) 买方或用户公司的名称；
- b) 工程号；
- c) 工程或项目参考；
- d) 询价单号或订单号；
- e) 询价单或订单的其它编号；
- f) 制造商的订单的其他参考号、运输单号、序列号，唯一辨认回信所需的其它编号。
11.1.5 除非订货时有特殊要求，否则安装操作维护手册都采用英语。密封和辅助(支持)系统供货时，应附上一本安装操作维护手册。为了能够使用户正确地对订单上的所有设备进行安装、操作和维护，安装操作维护手册都应包括完整的指导说明、所有图纸的参考列表及材料清单.
11.1.6 一份密封图纸要放入密封出厂的包装箱中，另一份密封图纸和密封端盖上的金属螺塞一起放入一个包装袋中(详见6.1.2.18)，然后将该包装袋和密封一起放入包装箱中。